Цифрові візитні картки на основі затвердження: розумніший робочий процес для HR-команд

Командам кадрів часто потрібно видавати цифрові візитні картки певним групам співробітників. Вони потрібні відділам продажів. Вони потрібні рекрутерам. Вони потрібні керівництву. Але багатьом іншим співробітникам вони не потрібні.

Завдання простеЯк створити цифрові візитні картки для вибраних співробітників, не розробляючи кожну з них вручну та не дозволяючи створювати неавторизовані версії?

QRCodeChimp вже підтримував створення індивідуальних та масових цифрових візитних карток. Але багато організацій хотіли більш контрольованого процесу, коли співробітники надсилають свої дані через форму, а відділ кадрів схвалює запит перед створенням картки.

Саме це й забезпечує новий робочий процес цифрових візитних карток на основі затвердження. Ось як працює це оновлення та як воно допомагає HR-командам створювати картки у великих масштабах з більшим контролем та ефективністю.

Виклик: працівникам потрібні картки, а відділу кадрів потрібен нагляд

Давайте розглянемо деякі проблеми, з якими можуть зіткнутися команди HR під час створення цифрових візиток для співробітників у великих масштабах. 

Немає спрощеного процесу запиту та затвердження цифрових карток

Багато організацій хочуть мати цифрові візитні картки лише для окремих співробітників. Але без належної системи запитів відділ кадрів створює картки вручну або керує розрізненими електронними таблицями. Командам кадрів потрібен простий спосіб для співробітників надсилати свої дані та структурований процес затвердження запитів перед створенням картки.

Невідповідність у полях, дизайні та брендингу

Якщо співробітники самостійно створюють власні цифрові візитні картки, вони можуть використовувати різні макети, кольори чи структури. Результатом є конфлікт версій брендів, що створює заплутаний досвід для клієнтів, партнерів та всіх, хто взаємодіє з вашою командою.

Відстеження всіх цифрових карток

Зі зростанням організації відстежувати картки кожного співробітника стає складніше. Ручний моніторинг схильний до пропущених помилок, дублікатів карток та застарілої інформації, що може негативно позначитися на компанії.

Тільки якби існував спрощений процес затвердження запитів на створення, чи не так?

Продовжуйте читати, адже саме це дозволяє вам робити це оновлення. 🤩

Рішення: QRCodeChimpРобочий процес цифрової візитної картки на основі затвердження

QRCodeChimp дозволяє створювати робочі процеси на основі затвердження для цифрових візитних карток. 

Ви починаєте зі створення пакету документів, який слугуватиме головним шаблоном, а потім генеруєте на його основі форму. Працівники надсилають свої дані через цю форму, а ви вибираєте, чи створюватимуться їхні картки миттєво, чи лише після схвалення відділом кадрів. 

Це надає співробітникам простий спосіб запитувати картки, зберігаючи повний контроль в руках відділу кадрів.

Давайте розглянемо ключові особливості цієї нової функції:

• Працівники подають свої дані через структуровану форму.
• Відділ кадрів може схвалити або відхилити запити до створення картки.
• Зберігайте однаковість полів для всіх карток.
• Кожна створена картка залишається організованою всередині масового QR-коду. 
• Вся система легко масштабується навіть для великих команд.

Як це вигідно для HR-фахівців та зменшує їхні накладні витрати?

Цей робочий процес значно зменшує ручну роботу відділу кадрів, зберігаючи при цьому структурованість та контрольованість усього процесу. Замість того, щоб відстежувати, кому потрібна цифрова візитна картка, та створювати кожну з них вручну, співробітники надсилають власні дані через просту форму щоразу, коли їм потрібна картка.

Відділу кадрів більше не потрібно вести списки, контролювати електронні листи чи керувати розрізненими запитами. Якщо ввімкнено функцію схвалення, відділ кадрів просто переглядає заявку та схвалює її. Після схвалення цифрова візитна картка створюється автоматично за допомогою попередньо визначеного шаблону та надається співробітнику.

Такий підхід забезпечує узгодженість та відповідність усіх карток вимогам, водночас дозволяючи співробітникам генерувати картки на вимогу. Відділ кадрів здійснює повний контроль без мікроменеджменту, що спрощує масштабування системи навіть у разі зростання команд або частої зміни ролей.

Перекладаючи створення карток на співробітників та обмежуючи роль відділу кадрів простими погодженнями, цей робочий процес значно зменшує навантаження на відділ кадрів та постійні адміністративні накладні витрати.

Покрокова інструкція: Як налаштувати робочі процеси на основі затвердження для створення цифрових візитних карток

Налаштувати робочий процес на основі затвердження для створення цифрових візитних карток простіше, ніж ви думаєте. Просто виконайте ці прості кроки, щоб розпочати.

Крок 1: Створіть структуру для ваших цифрових візиток

На цьому кроці ви створите структуру цифрової візитної картки, якої будуть дотримуватися всі цифрові картки, що створюються вашими співробітниками. Уявіть собі її як головний шаблон. 

1.1 Перейти до Цифрова візитна картка рішення та ввімкнути масове завантаження. 

1.2 На вкладці «Вміст» створюйте та керуйте структурою своїх цифрових візитних карток, додаючи, видаляючи або перевпорядковуючи поля відповідно до ваших вимог та уподобань дизайну.

1.3 Збережіть пакет QR-кодів. 

Крок 2: Створення форми з полями цифрової візитної картки

Після збереження обсягу перейдіть до QR-код рішення форми і виконайте ці кроки. 

2.1 Виберіть код сторінки (URL) та дизайн для вашої форми.

2.2 Додайте поля форми. Переконайтеся, що ці поля відповідають тим, які ви додали до структури вашої цифрової візитної картки. 

2.3 Увімкніть опцію «Увімкнути створення цільової сторінки після надсилання форми». 

2.4 Встановіть тип цільової сторінки на Цифрові візитні картки, виберіть пакет, який ви нещодавно зберегли на попередньому кроці. 

2.5 Натисніть «Відкрити вікно зіставлення полів» і зіставте поля форми з полями вашої цифрової візитної картки. 

2.6 Виберіть, чи хочете ви, щоб цифрові візитні картки створювалися одразу після надсилання форми чи після ручного схвалення з вашого боку. 

2.7 Збережіть QR-код форми та поділіться URL-адресою зі своїми співробітниками. 

Крок 3: Затвердити створення цифрових візитних карток

3.1 У розділі «Виберіть, коли потрібно створити цільову сторінку» виберіть «Після ручного схвалення надісланих відповідей форми».

3.2 Перейдіть до розділу «Відповіді форми»" та визначте правильну форму за допомогою «Назви форми»" ви ввели під час створення. Натисніть «Переглянути відповіді», щоб переглянути всі надіслані відповіді, а потім Схвалювати or Відхилити їх за потреби.

3.3 Щоб отримувати сповіщення електронною поштою, коли хтось надсилає форму, увімкніть опцію «Надсилати сповіщення електронною поштою для запиту на схвалення» та додайте ідентифікатор електронної пошти, на який ви хочете отримувати електронні листи. 

Після схвалення запиту цифрова візитна картка надсилається відповідному власнику картки електронною поштою. Запис для кожної щойно створеної картки додається до аркуша масового обліку, що дозволяє вам керувати всім в одному місці.

Завдяки цьому робочому процесу відділу кадрів не потрібно проактивно керувати створенням карток. Співробітники запитують цифрові візитні картки лише за потреби, а відділ кадрів просто їх затверджує. Це усуває ручне відстеження та зменшує поточну адміністративну роботу.

Переваги цифрових візитних карток на основі схвалення для менеджерів з персоналу

Робочий процес на основі затверджень надає HR-командам необхідну структуру, водночас спростивши процес для співробітників. Ось ключові переваги.

✅ Створення картки на основі запиту та схвалення (з мінімальними зусиллями відділу кадрів)

Працівники можуть надсилати свої дані через просту форму, а відділ кадрів може схвалити кожен запит, перш ніж буде створено цифрову візитну картку. Це гарантує, що картки отримуватимуть лише потрібні співробітники, без ручного відстеження чи розрізненої інформації.

Відділу кадрів більше не потрібно відстежувати, кому потрібна картка, або створювати її вручну. Співробітники ініціюють запити, а відділ кадрів просто їх схвалює, що зменшує щоденне робоче навантаження.

🎨 Дотримуйтесь узгодженості в дизайні, структурі та полях картки

Кожна картка має однаковий макет та стиль бренду. Відділ кадрів встановлює шаблон один раз, і кожна картка співробітника відповідає стандартам компанії.

⚠️ Контролюйте створення карток та зменшуйте ризик неправомірного використання

Відділ кадрів перевіряє кожну заявку перед створенням картки, запобігаючи публікації неавторизованої або невірної інформації.

💻 Керуйте всіма створеними цифровими візитками в одному місці

Усі картки залишаються пов’язаними з однією групою даних. Відділ кадрів може переглядати, фільтрувати та керувати ними з однієї електронної таблиці, не сортуючи розрізнені електронні листи чи файли.

💼 Забезпечте швидшу адаптацію нових співробітників

Нові співробітники заповнюють форму, і відділ кадрів швидко схвалює їхні картки. Ніякої ручної роботи з оформлення, жодних затримок та жодних невідповідностей.

Завершіть

Робочі процеси на основі затвердження зменшують навантаження на відділ кадрів, усуваючи ручне створення карток, подальші дії та відстеження. Працівники запитують картки через просту форму, а відділ кадрів переглядає та затверджує їх, зберігаючи повний контроль.

Це оновлення надає HR-командам чистішу та надійнішу систему для створення та керування картками співробітників у великих масштабах. Вона запобігає зловживанням, зменшує кількість помилок та зберігає ідентичність вашої компанії на кожній картці.

Часті питання