Розповсюдьте цифрові візитні картки серед п'ятдесяти або п'ятисот співробітників, і запити на оновлення почнуть надходити майже миттєво. Змінюється посада. Переміщується додатковий номер телефону. Люди приєднуються, люди йдуть. Кожна зміна стає повідомленням для того, хто володіє обліковим записом: відділу кадрів, ІТ-відділу чи офіс-менеджера, який виконує обидві роботи одночасно.
QRCodeChimpФункція спільного доступу, яка раніше називалася «Спільний доступ для редагування», допомагає усунути це вузьке місце. Адміністратори можуть надавати співробітникам або зацікавленим сторонам доступ до певних цифрові візитки без надання повного доступу до облікового запису. Залежно від рівня дозволів, одержувач може редагувати дані картки, переглядати зібрані контакти та відповіді форм або перевіряти аналітику сканування.
Вперше користуєтеся цифровими візитками? Почніть з Цифрова візитка: повний посібник.
- Що таке спільний доступ?
- Які дозволи слід встановити для цифрових візитних карток співробітників?
- Чому дозволи на доступ до карток важливі, коли ваша команда зростає
- Як Share Access вирішує цю проблему
- Налаштування спільного доступу
- Кому слід використовувати дозволи на цифрові візитні картки?
- Найкращі практики управління доступом до карток співробітників
- Керуйте доступом до цифрових візитних карток співробітників із більшим контролем
- Часті питання
Що таке спільний доступ?
Доступ до спільного доступу є QRCodeChimpСистема дозволів для цифрових візитних карток. Замість того, щоб направляти кожне оновлення через один логін адміністратора, ви призначаєте кожному власнику картки певні права, ніколи не надаючи дані свого облікового запису.
Ця ж функція працює для форм, PDF-файлів, URL-адрес та QR-кодів продуктів, але для більшості команд вона використовується саме в цифрових візитних картках. Картки надсилаються кожному співробітнику, і дані кожного співробітника з часом змінюються.
Які дозволи слід встановити для цифрових візитних карток співробітників?
Функція «Спільний доступ» надає адміністраторам три рівні дозволів для цифрових візитних карток. Кожен рівень контролює, що одержувач може робити з карткою, якою йому поділилися.
| Рівень доступу | Що може зробити одержувач |
|---|---|
| Доступ для редагування | Редагувати дані картки та переглядати аналітику, зібрані контакти та відповіді на форми |
| Переглянути контакти та відповіді | Переглядайте аналітику, зібрані контакти та відповіді форм без редагування картки |
| Тільки перегляд аналітики | Переглядайте дані сканування без редагування картки чи доступу до контактів |
Для більшості компаній найпростішим налаштуванням є надання кожному співробітнику доступу до редагування лише його власної картки. Відділ кадрів або ІТ здійснює контроль на рівні облікового запису, тоді як співробітники займаються регулярними оновленнями власної інформації.
Це забезпечує організованість управління картками співробітників. Оновлення залишаються прив’язаними до потрібної картки, доступ можна змінити пізніше, а адміністраторам не потрібно повідомляти паролі чи надавати співробітникам повний доступ. QRCodeChimp рахунок.
Чому дозволи на доступ до карток важливі, коли ваша команда зростає
Цифрові візитні картки допомагають вирішити проблему передруку. Коли змінюється назва, номер телефону або посилання, картку можна оновити, не друкуючи нову. Але якщо лише один адміністратор може вносити всі зміни, вузьке місце просто переміщується з принтера до поштової скриньки.
Дозволи спрощують керування цифровими візитками у великих масштабах. Працівник, чиї дані змінилися, може безпосередньо оновити свою картку, тоді як відділ кадрів або ІТ контролює, хто отримує доступ і який рівень доступу вони отримують.
Також існують бізнес-витрати через застарілу інформацію. Потенційний клієнт, який сканує картку торгового представника на конференції та телефонує за старим номером, може не спробувати ще раз. Застаріла картка — це не лише внутрішня проблема адміністратора. Вона може призвести до пропущеного подальшого зв'язку, затримки розмови або непомітного «холодіння» потенційного клієнта.
Як Share Access вирішує цю проблему
Share Access покращує управління цифровими візитними картками трьома практичними способами: він зменшує обсяг ручної роботи, контролює доступ і допомагає командам керувати картками більш послідовно в міру зростання компанії.
✅ Менше запитів, менше ручної роботи
Відділ кадрів або ІТ може створити картку, налаштувати початкові дані та надати доступ працівнику. Звідти працівник може обробляти рутинні оновлення, такі як нова посада, пряма лінія, фотографія профілю або посилання на календар.
Це позбавляє більшості питань, які зазвичай потрапляють у поштову скриньку одного адміністратора. Працівники отримують оновлення швидше, а відділу кадрів не потрібно обробляти кожну незначну зміну вручну.
✅ Адміністратори контролюють доступ
Надання комусь доступу до картки не означає надання їм повних даних для входу в обліковий запис. Доступ для спільного доступу застосовується лише до вибраних QR-кодів.
Адміністратори можуть вирішувати, чи повинна людина редагувати картку, переглядати зібрані контакти та відповіді форм, чи лише перевіряти аналітику. Доступ також можна змінити або видалити пізніше на інформаційній панелі.
Коли хтось залишає компанію, змінює роль або більше не потребує доступу, адміністратор може скасувати доступ, не впливаючи на решту облікового запису.
✅ Управління картками залишається більш організованим
Без спільного доступу команди часто стикаються з проблемами, пов’язаними з незручними робочими процесами: спільні паролі, запити на оновлення в електронних листах, застарілі електронні таблиці або дублікати версій карток.
Спільний доступ забезпечує чіткіший робочий процес. Обліковий запис компанії залишається центральним місцем для керування цифровими візитними картками, тоді як вибрані співробітники та зацікавлені сторони отримують доступ лише до тих карток або даних, які їм потрібні.
Для команд, які використовують масові цифрові візитні картки, це особливо корисно. Адміністратори можуть створювати картки у великих масштабах, а потім надавати доступ потрібним співробітникам, використовуючи поля електронної пошти у файлі масового надсилання.
Налаштування спільного доступу
Функцію «Спільний доступ» можна використовувати для індивідуально створених цифрових візитних карток та карток, створених за допомогою масового завантаження.
Для однієї картки, відкрийте картку на інформаційній панелі, виберіть «Спільний доступ» у меню параметрів, введіть адресу електронної пошти одержувача та виберіть рівень дозволів.
Для масово створених карток, перейдіть до розділу Масові QR-коди на панелі інструментів, знайдіть відповідний пакет і виберіть «Спільний доступ». Ви можете надати доступ до всього пакету або надати доступ окремим карткам у пакеті.
💡Повне покрокове керівництво: Як надати спільний доступ до цифрових візитних карток охоплює кроки для індивідуальних та групових карток.
Кому слід використовувати дозволи на цифрові візитні картки?
Дозволи для цифрових візитних карток корисні для будь-якої команди, якій потрібно керувати картками співробітників, не створюючи додаткової адміністративної роботи.
- Відділи кадрів можуть дозволити співробітникам оновлювати дані власного профілю, зберігаючи при цьому право власності на картку в рамках облікового запису компанії.
- ІТ-команди можуть уникати спільних логінів та контролювати, хто отримує доступ до певних карток або даних карток.
- Команди з продажу можуть підтримувати точність інформації про представників, особливо для заходів, конференцій та зустрічей з клієнтами, де застарілі контактні дані можуть вплинути на подальші дії.
- Маркетингові команди можуть переглядати аналітику сканування, щоб зрозуміти залученість, без необхідності мати права редагування.
- Агентства можуть створювати цифрові візитні картки для клієнтів та надавати клієнтським командам контрольований доступ, не передаючи обліковий запис агентства.
Найкращі практики управління доступом до карток співробітників
Почніть з найменш необхідного доступу. Надайте доступ для редагування лише тим співробітникам або зацікавленим сторонам, які повинні оновлювати дані картки. Використовуйте "Тільки перегляд аналітики", коли комусь потрібні лише дані про ефективність. Використовуйте "Перегляд контактів і відповідей", коли менеджеру або команді потрібна видимість потенційних клієнтів і форм без права редагування.
Для масового надсилання карток уважно перевірте файл Excel, перш ніж надавати доступ. Переконайтеся, що поля «Основна електронна адреса» та «Електронна адреса для спільного доступу» вказано правильно, щоб доступ надавався потрібній особі.
Перевіряйте доступ під час адаптації, зміни посади та звільнення. Коли працівник звільняється або змінює обов'язки, оновіть або видаліть його доступ на інформаційній панелі.
Якщо узгодженість бренду є важливим фактором, залиште відповідальність за шаблони, дизайнерські рішення та правила розгортання карток за відділом кадрів, ІТ або маркетингу. Спільний доступ зменшує адміністративну роботу, але доступ все одно має бути призначений за допомогою чіткого внутрішнього процесу.
Керуйте доступом до цифрових візитних карток співробітників із більшим контролем
Цифрові візитні картки легше масштабувати, коли співробітники можуть підтримувати точність власної інформації, а адміністратори все ще можуть контролювати доступ.
QRCodeChimpФункція спільного доступу забезпечує командам баланс. Працівники можуть оновлювати призначені їм картки, менеджери можуть переглядати необхідні дані, а відділ кадрів або ІТ може керувати дозволами, не надаючи повний доступ до облікового запису.
Часті питання
Які дозволи можна встановити для цифрової візитної картки?
Ви можете вибрати один із трьох рівнів доступу: «Доступ для редагування», «Перегляд контактів і відповідей» та «Тільки перегляд аналітики». Доступ для редагування дозволяє одержувачу редагувати дані картки та переглядати аналітику, контакти та відповіді на форми. Два інші варіанти надають доступ лише для перегляду залежно від вибраного дозволу.
Хто контролює ситуацію, якщо співробітники можуть редагувати свої власні картки?
Адміністратор контролює обліковий запис компанії та спільний доступ. Доступ працівника поширюється лише на картку, якою він користується, а не на весь обліковий запис чи картки інших працівників.
Чи створює це більше роботи для HR чи IT?
Ні. Спільний доступ зменшує кількість повторюваних запитів на оновлення, оскільки співробітники можуть оновлювати власні призначені картки. Відділ кадрів або ІТ все ще контролює, хто отримує доступ, і може змінювати або скасовувати дозволи за потреби.
Чи можна змінити або скасувати дозволи пізніше?
Так. Адміністратори можуть будь-коли змінити або видалити спільний доступ з панелі інструментів.
Чи можна використовувати Share Access для масового використання цифрових візитних карток?
Так. Спільний доступ можна використовувати для масово створених цифрових візитних карток. Адміністратори можуть надавати доступ, використовуючи основну електронну адресу в профілі картки або стовпець «Електронна адреса для спільного доступу» в завантаженому файлі Excel.
Вам також може сподобатися
Пояснення ідентифікаторів застосування GS1: GTIN, партія, серійний номер, термін дії та інше
У цьому посібнику пояснюються найважливіші ідентифікатори застосувань GS1, що використовуються для ідентифікації продукції, відстеження, роздрібної торгівлі та упаковки.
Як групувати картки в QRCodeChimp Налаштування ідентифікатора Entra
Навчіться ефективно організовувати цифрові візитні картки за допомогою QRCodeChimp Групування ID Entra. Спростіть керування картками за групами, фільтрами або за допомогою комплексного керування.
Кроки для інтеграції Microsoft Entra ID (Azure AD) з QRCodeChimp
Дізнайтеся, як підключити Microsoft Entra ID до QRCodeChimp автоматизувати створення цифрових візитних карток, покращити безпеку та спростити адаптацію.
Розмитий QR-код? Чому це трапляється та як це виправити
Розмитий QR-код? Дізнайтеся, що спричиняє погану чіткість QR-кодів і як виправити проблеми з низькою роздільною здатністю, зміною розміру, стисненням, друком та дизайном для надійного сканування.
Найбільш популярний
Зв'яжіться з відділом продажу
