Чому паперові реєстраційні форми на заходах коштують вам потенційних клієнтів (і що використовувати замість цього)

Папір – це найдешевший і водночас найдорожчий спосіб залучення потенційних клієнтів на вашому заході. Друк реєстраційного листа майже нічого не коштує. Але до того часу, як хтось розшифрує почерк, введе рядки в електронну таблицю та напише електронного листа потенційному клієнту, який уже змінив свою позицію, ця «безкоштовна» форма вже вичерпає єдине, що насправді дає захід: теплий лід, готовий почути від вас просто зараз.

Контактна інформація лежить у буфері обміну, потім у сумці, потім у черзі введення даних після події, ще довго після того, як потенційний клієнт перестане про вас думати. Більшість команд ніколи не бачать цієї вартості, бо вона ніколи не відображається як цифра в бюджеті. Вона відображається як ліди, які «холоднуть».

У цій статті розглядається, де паперові форми призводять до витоку потенційних клієнтів, чому збитки більші, ніж здається, і чому форми збору даних для заходів на основі QR-кодів є правильною альтернативою.

Лід, за який ви вже заплатили та втратили

Більшість команд вимірюють події за кількістю зібраних лідів. Число в буфері обміну відчувається як успіх. Але збір ліда та його конвертація – це дві різні речі, і саме в розриві між ними більшість бюджетів на події непомітно зникають.

Лід на стенді має цінність лише тоді, коли хтось звертається до нього, поки розмова ще триває. Форми збираються, розмови відбуваються, а потім дані зупиняються в папці або черзі введення даних. На той час, як хтось звертається, момент, який робив лід цінним, зазвичай минув.

Тож справжнє питання не в тому, «скільки форм ми заповнили?», а в тому, «скільки з цих людей отримали від нас відповідь, поки ще пам’ятали розмову?» Щодо паперу, чесна відповідь зазвичай буде «небагато і нешвидко».

Скільки насправді коштує папір

Паперові форми не дають результатів через дрібні, буденні недоліки, які призводять до втрати доходу. Жодна з них не здається драматичною в даний момент. Саме тому їх легко ігнорувати.

⚠ Швидкість: ваш найгарячіший лід охолоджується в папці

Момент, коли хтось заповнює форму на вашому стенді, – це момент, коли вони найбільше зацікавлені. Вони щойно поговорили з вами. Вони пам’ятають, чому їм це не байдуже.

Дослідження швидкості подальшого спостереження є послідовними та з ними важко сперечатися. Дослідження MIT та InsideSales.com 2007 року виявили, що шанси кваліфікувати потенційного клієнта падають приблизно в 21 раз, коли перший контакт відбувається через 30 хвилин замість 5. І Аудит Harvard Business Review 2011 року З понад 2,000 компаній виявилося, що середня фірма потребувала близько 42 годин, щоб відповісти на вхідний лід, причому майже чверть взагалі не відповідала. Ці цифри стосуються онлайн-лідів, а не конкретних подій, але урок очевидний: чим довший проміжок часу між зацікавленістю та подальшим зверненням, тим меншу цінність має лід.

Папір гарантує, що ви втратите це вікно. Дані заблоковані на сторінці, доки хтось не введе їх вручну, зазвичай через кілька днів після закінчення події. Ви не можете зв’язатися з ними за п’ять хвилин, якщо контактні дані все ще лежать у сумці в готелі.

⚠ Розбірливість: почерк, який ви не можете прочитати, – це зачіпка, до якої ви не можете дістатися

У кабінці шумно, людно та метушливо. Люди щось пишуть. В адресах електронної пошти літери пишуться неправильно. Номери телефонів розмиті. Один нерозбірливий символ в електронному листі означає, що подальше повідомлення повертається, і цей потенційний клієнт просто зникає.

Ви заплатили, щоб зацікавити цю людину. Погана ручка та тремтяча поверхня стерли це.

⚠ Ручне введення: години роботи, які затримують кожне подальше введення

Після заходу хтось має ввести кожну форму в електронну таблицю або CRM. Для завантаженого шоу це години виснажливої ​​роботи, і цей крок, найімовірніше, буде перенесено на «наступний тиждень».

Кожна година, витрачена на транскрипцію, – це година, яку потенційний клієнт витрачає на очікування. Ручне введення також призводить до власних помилок, тому навіть ті ліди, які ви можете прочитати, пошкоджуються на шляху до вашої системи.

⚠ Відсутній контекст: ім'я та електронна адреса, на які ваші представники не можуть відреагувати

Буфер обміну зберігає контактну інформацію. Він рідко фіксує, про що насправді йшла розмова. Чи запитувала ця людина про ціни? Чи порівнювали вони постачальників? Чи потрібен їй корпоративний план, чи вона хотіла, щоб їй передзвонили наступного тижня?

Саме цей контекст робить подальше звернення успішним. Без нього навіть ідеально розбірливий потенційний клієнт отримує той самий загальний електронний лист з подякою за відвідування нашого стенду, що й усі інші, який потенційні клієнти зазвичай ігнорують. Представник може написати примітку на полях, але ці примітки легко неправильно прочитати пізніше або взагалі втратити. Деталь, яка зробила б подальше звернення актуальним, зникає між стендом і столом.

⚠ Втрачені та осиротілі форми: ліди, якими ніхто не володіє

Папір зникає. Аркуші залишаються на столах, падають під час транспортування або змішуються з брошурами. А бланки, які збереглися, часто приходять без власника. Ніякого імені, жодного представника, лише спільна папка, якою, як усі вважають, займається хтось інший.

Лід, яким ніхто не володіє, — це лід, за яким ніхто не стежить.

Чому це проблема доходів, а не адміністративна проблема

Виникає спокуса зареєструвати все це як «клопоти з бек-офісом». Це не так. Повільне та безладне захоплення змінює того, хто виграє угоду.

Саме тут проблема швидкості перетворюється на конкуренцію. Те саме дослідження Harvard Business Review показало, що компанії, які відповідали протягом години, мали набагато більше шансів знайти потенційного клієнта та кваліфікувати його, ніж ті, хто чекав ще трохи довше. На одному заході ваш потенційний клієнт зустрівся з десятком постачальників у вашій категорії протягом одного дня. Той, хто першим зв'яжеться з ним, поки розмова ще свіжа, задає тон усім стосункам.

Тож, коли ваш конкурент сканує форму та надсилає персоналізований електронний лист зі свого стенду, а ви надсилаєте загальний лист через чотири дні після того, як набрали все в буфері обміну, ви не просто втратили час. Ви втратили позицію. На той момент ваше повідомлення читається як холодне звернення до когось, хто вже почав спілкуватися з кимось іншим.

Є й друга ціна. Ви не можете виміряти папір. У вас немає записів про те, який знак, який сеанс чи який представник викликав найбільший інтерес. Події залишаються чорною скринькою, тоді як кожен цифровий канал, який ви використовуєте, відстежується до долара.

Що використовувати замість цього

Рішення полягає не в тому, щоб старанніше працювати з буфером обміну. ​​Річ у тому, щоб зафіксувати потенційного клієнта в цифровому вигляді в момент розмови, щоб дані були чистими, обробленими та готовими до подальшої взаємодії, перш ніж потенційний клієнт піде.

Існує кілька варіантів, і вони не рівноцінні:

• Сканери бейджів швидкі, але ви обмежені тими даними, які закодував організатор, часто не можете налаштувати поля, і можете чекати днями, щоб отримати файл з головними даними після шоу.
• Візитні картки все одно створюється стопка, яку потрібно переписати, що знову призводить до проблеми ручного введення.
• NFC-доти добре працюють для мереж один на один, але потребують сумісного обладнання та тегу для кожної точки дотику.
• Форми QR-кодів Розмістіть сканований код на будь-якій поверхні та відкрийте мобільну форму на телефоні потенційного клієнта. Не потрібен ні додаток, ні обладнання, ні спеціальний бейдж.

Для більшості команд, які проводять стенди, проводять сесії та проводять сесії, форми збору QR-кодів для заходів є найгнучкішим та найменш тертячим варіантом. Вони працюють на банері, картці за столом, бейджі або слайді, і потенційний клієнт заповнює їх за лічені секунди, використовуючи пристрій, який вже тримає в руці.

Як формується збір QR-лідів для подій насправді працює

Ось як виглядає заміна паперу на практиці, використовуючи QRCodeChimp.

Ви створюєте QR-код форми з точними полями, які кваліфікують потенційного клієнта для вашої команди: ім'я, електронна пошта, компанія, сфера інтересів, все, що вам потрібно. Розмістіть його на вивісках стендів, картках на столах, шнурках та бейджах співробітників. Потенційний клієнт сканує його та заповнює форму на своєму телефоні за лічені секунди, без буфера обміну та рукописного тексту для розшифровки.

Щойно вони подають документи, сповіщення в режимі реального часу через SMS та електронну пошту Повідомте свою команду. Представник може зв'язатися з потенційним клієнтом, поки він ще перед ним, або до того, як він покине місце проведення заходу. Саме це робить неможливим короткий термін дії документа.

Оскільки форма підключається до ваших систем через Інтеграції CRM, Zapier та API, кожен потенційний клієнт потрапляє до вашого конвеєра вже структурованим та призначеним. Ніякого друку після події, жодних помилок транскрипції, жодних забутих форм. Подальший зв'язок може розпочатися тієї ж години, а не того ж тижня.

Коди є динамічний, тому, якщо ви помітите друкарську помилку або вам потрібно буде перенаправити форму на іншу кампанію посеред події, ви оновлюєте її, не друкуючи жодного банера. Роздрукований код залишається незмінним, тоді як місце призначення змінюється.

Кожне сканування також подається аналітика: скільки людей сканували, коли, де та на якому пристрої. Ваші події зрештою генерують такі ж дані атрибуції, як і ваші онлайн-канали. А оскільки ви можете згенерувати окремий код для кожного розміщення, ви можете розмістити один код на банері стенду, інший на демонстраційному столі, ще один на заключному слайді вашої доповіді та ще один на картці зворотного зв'язку, а потім порівняти сканування, щоб точно побачити, яка точка контакту викликала інтерес. Ви перестаєте гадати, що спрацювало, і плануєте наступний захід навколо того, що насправді спрацювало.

Для індивідуальної роботи в мережі, a цифрова візитна картка з вбудованою формою збору лідів дозволяє вашим представникам ділитися своїми даними та збирати інформацію про потенційних клієнтів одним дотиком, тому обмін контактами відбувається в обидва боки, а не покладатися на картку, яка опиняється в шухляді.

Паперові форми проти форм з QR-кодом

Ось як ці два підходи порівнюються щодо того, що важливо на заході:

Фактор	Паперові форми	Форми QR-кодів
Час для захоплення	Повільно, рукописний текст	Секунди, на телефоні потенційного клієнта
Швидкість подальших дій	Дні після ручного введення	Хвилини, з оповіщеннями в режимі реального часу
Точність даних	Помилки та нерозбірливий почерк	Чисті, структуровані поля
Володіння лідами	Часто не призначений	Маршрутизується та призначається автоматично
приписування	ніхто	Сканування, місцезнаходження, пристрій та час
Виправлення помилки	Передрукуйте все	Миттєво оновлюйте динамічний код
Вартість одного відведення	Виглядає безкоштовно, але витікає прибуток	Низький, зі значно меншими відходами

Коли папір все ще має місце

Нічого з цього не означає, що вам потрібно повністю заборонити папір. Це розумний запасний варіант на випадок, коли цифрові технології не підходять: нестабільний Wi-Fi в приміщенні, учасник, якому незручно користуватися телефоном, або потреба у доступності, яка вимагає альтернативи. Розумно мати планшет біля стенду для таких випадків.

Річ у тім, який з них використовується за замовчуванням. Папір має бути винятком, до якого ви звертаєтеся час від часу, а не системою, від якої залежить вся ваша подальша робота. Зробіть цифрову фіксацію основним робочим процесом, а папір нехай спокійно лежить у резерві.

Перестаньте платити за ліди, на які ви ніколи не звертаєтесь

Паперові форми не підводять голосно. Вони підводять тихо, по одному холодному контакту за раз, ще довго після того, як захід закінчився, і витрати неможливо відстежити. Стенд, поїздки, години роботи персоналу – все це витрачається даремно на потенційного клієнта, який заповнив форму і так і не отримав від вас відповіді.

Цифровий запис усуває цю прогалину. Він перетворює розмову на чіткий, власний, відстежуваний лід, поки інтерес ще гарячий, і дає вашій команді те, чого ніколи не міг зробити папір: швидкість, щоб першим відреагувати на запит.

Часті питання