QR-коди PDF для документів про відповідність: ефективний спосіб оновлювати політики

Політичні документи мають властивість погано старіти. 

Кодекс поведінки переглядається, політика конфіденційності даних оновлюється, а угода з постачальником змінює пункт про відшкодування збитків. Проте працівник досі читає вісімнадцятимісячну версію, оскільки оновлений документ так і не дійшов до нього надійно.

Це один із менш помітних ризиків дотримання вимог, з яким стикаються корпоративні юридичні команди. Розрив між оновленням документа та фактичним доступом кожної відповідної особи до нової версії. Друковані посібники, PDF-файли, що надсилаються електронною поштою, та завантаження в інтрамережу – все це працює в момент розповсюдження. Однак жоден з них не вирішує проблему того, що відбувається, коли документ змінюється.

A PDF QR-код для документів відповідності повністю змінює це рівняння. 

Ось як це працює.

Справжня проблема: дистрибуція, яка погано старіє

Відповідність, по суті, є проблемою документування. 

Нормативні акти змінюються. Політики розвиваються. Вимоги до аудиту змінюються. І щоразу, коли це відбувається, команда, відповідальна за цю політику, має оновлювати документ, повідомляти про зміни та гарантувати, що люди припинять посилатися на стару версію. 

Дослідження управління документами показують, що 46% Багато працівників кажуть, що їм «іноді або майже завжди» важко знайти інформацію, необхідну для виконання роботи. У контексті дотримання вимог це питання відповідальності. Дотримання працівником застарілої політики створює як операційну невідповідність, так і ризики для аудиторів.

Традиційна модель розподілу погіршує ситуацію. 

Коли PDF-файл із зазначенням відповідності надсилається електронною поштою, друкується для адаптаційного пакету або публікується як посилання в інтрамережі, він стає статичним артефактом. Він «заморожується» в момент розповсюдження. Коли документ змінюється, вам доводиться знаходити кожну копію, згадувати її та перерозподіляти. Цей процес виснажливий і рідко завершується в різних відділах та регіонах.

Динамічний QR-код PDF-файлу розриває це замкнене коло. Замість кодування самого PDF-файлу, він кодує короткий URL-адресу, яка завжди перенаправляє на поточну версію документа. Під час оновлення PDF-файлу ви замінюєте базовий файл. QR-код залишається незмінним. 

Фізичний розподіл стає постійним; змінювати потрібно лише контент.

Читайте також: Приклади використання QR-кодів PDF для різних секторів

QR-код PDF для документів про відповідність: ключові варіанти використання

QR-коди у форматі PDF найбільш корисні там, де документи політики мають залишатися доступними та актуальними після розповсюдження. Хоча політика зазвичай належить департаменту, яким вона керує, юридичний відділ або відділ відповідності може контролювати її перегляд та управління. QR-код зазвичай створюється та керується командою, відповідальною за розповсюдження або забезпечення дотримання цієї політики. 

Ось деякі з найбільш практичних випадків використання документів політики:  

Довідники для співробітників та документи з кадрової політики (зазвичай належать та підтримуються командами кадрів): Дисциплінарні процедури, правила відпусток, кодекси поведінки, правила дистанційної роботи та інструкції для працівників регулярно змінюються. Відділи кадрів можуть один раз вбудувати QR-код у друкований посібник та оновлювати пов’язаний PDF-файл щоразу, коли політика змінюється, без необхідності перевидання посібника. 

Друкований посібник залишається незмінним, тоді як пов'язаний документ завжди відображає останню версію.

Повідомлення про нормативні акти та політику на робочому місці (зазвичай керуються командами з експлуатації, об'єктів або охорони праці, техніки безпеки та охорони навколишнього середовища): Політики щодо прав на робочому місці, політики охорони здоров’я та безпеки, політики щодо відвідувачів та повідомлення про обробку даних часто повинні залишатися на видному місці у фізичних місцях. Команда, відповідальна за ведення цих повідомлень, може розмістити QR-код на кожному повідомленні один раз та оновлювати пов’язаний документ політики щоразу, коли вимоги змінюються. 

Повідомлення залишається чинним; політика, що його закріплює, залишається актуальною.

Пакети політик для постачальників та підрядників (зазвичай ведуться відділом закупівель у координації з корпоративним юридичним відділом та відділом комплаєнсу): Постачальникам і підрядникам часто надаються документи з політикою під час адаптації, такі як кодекси поведінки постачальників, політики безпеки на об'єкті, політики конфіденційності та вимоги до обробки даних. Команди закупівель можуть додати QR-код у форматі PDF до документації щодо відповідності, щоб постачальники, які звертаються до неї пізніше, завжди бачили чинну версію, а не версію, опубліковану в перший день.

Підтвердження політики та аудит відповідності (зазвичай координується відповідальними за дотримання вимог, юридичними командами компанії або керівниками внутрішнього аудиту): Під час перегляду або аудиту політик команди часто просять надати останню версію внутрішніх політик. QR-код, який завжди посилається на активний документ політики, пропонує чіткіший спосіб демонстрації активного контролю документів, ніж ведення кількох електронних листів або ручне повторне надсилання оновлених файлів. Це створює єдину стабільну точку доступу до поточної версії в будь-який час.

За темою: Оптимізація документів за допомогою QR-кодів PDF у юридичній професії

Як виглядає налаштування на практиці

Робочий процес простий. 

використання QRCodeChimpЗавдяки рішенню PDF у QR-код команда, відповідальна за управління політикою, завантажує поточну версію документа політики та генерує динамічний QR-код, пов’язаний з ним. Цей код потім вбудовується в будь-який фізичний або цифровий актив, необхідний для посилання на документ – посібник, дошку оголошень, банер в інтрамережі, навчальний блок або адаптаційний пакет.

Коли політику переглядають, співробітник завантажує новий PDF-файл і замінює пов’язаний файл. QR-код залишається незмінним. Наступна людина, яка його відсканує, отримає оновлений документ без необхідності подальших дій від команди з дотримання вимог.

Платформа також надає аналітика сканування, щоб команди могли відстежувати, до яких QR-кодів здійснюється доступ, коли та звідки. З метою дотримання вимог це створює спрощений запис доступу до документів; корисний контекст під час аудитів або для демонстрації того, що політика активно поширювалася.

Для організацій, які керують кількома документами політики в різних відділах, можна створювати окремі QR-коди для кожного документа та організовувати їх у папки на платформі, що робить керування версіями зрозумілим та зручним для аудиту.

Читайте також: Об'єднайте кілька PDF-файлів в один QR-код за допомогою QR-коду PDF-галереї

Чому це важливіше, ніж може здатися

За оцінкою Щорічне глобальне опитування генеральних директорів PwCМайже семеро з десяти генеральних директорів вважають, що регуляторне середовище є перешкодою для того, як їхня організація створює та забезпечує цінність. Для співробітників з питань дотримання вимог, головних юрисконсультів та керівників відділів, які виступають за кращий внутрішній контроль документації, це контекст, у якому вже працює керівництво. І це полегшує прийняття аргументів.

Метод розповсюдження, який ви використовуєте для документів про відповідність, не є нейтральним операційним рішенням. 

Метод, який ускладнює пошук документів, робить їх легкими для втрати або неможливим їх оновлення, створює прихований ризик. Метод, який гарантує, що документ, до якого хтось отримує доступ сьогодні, завжди є чинною версією, усуває цілу категорію порушень відповідності.

QR-коди у форматі PDF для документів відповідності не потребують нової платформи, нового процесу чи значних інвестицій в ІТ. Вони вимагають зміни у тому, як команди з відповідності думають про зв'язок між друкованим або спільним артефактом та живим документом, який він має представляти. 

Код є стабільним ідентифікатором. Документ можна змінювати так часто, як потрібно.

Це невеликий операційний зсув, який має величезний вплив на те, наскільки впевнено команда з дотримання вимог може стверджувати, що потрібні люди мають доступ до потрібної версії потрібного документа – прямо зараз.

Часті питання