QR-коди для подій: де їх розміщувати, на що посилатися та як відстежувати результати

Проведення заходу означає одночасно поєднувати багато завдань: просування, збір реєстрацій, супровід людей до місця проведення, обмін розкладом, управління реєстрацією, відповіді на одні й ті ж запитання знову і знову, пошук потенційних клієнтів та збір відгуків після його завершення.

Одного лише друкованого матеріалу недостатньо. Плакат оголошує про подію, але не може прийняти реєстрацію. Банер показує назву місця проведення, але не може відкрити вказівки щодо проїзду. Квиток підтверджує вхід, але не може повідомити комусь про щойно змінився розклад.

QR-коди для подій заповнюють цю прогалину. Вони пов’язують фізичні точки дотику, зокрема плакати, квитки, значки, банери, намети для столів, флаєри та стійки входу, з цифровою дією, яку учасник виконує на своєму телефоні. Вигодою є менше ручних кроків для вашої команди, більш комфортний досвід для учасників та залученість, яку ви можете реально виміряти.

Що таке QR-коди для управління подіями?

QR-код для управління подіями – це код, який можна сканувати, що пов’язує фізичну точку контакту з подією та цифрову дію: реєстрацію, купівлю квитка, перегляд розкладу, пошук місця проведення або залишення відгуку.

Найпоширенішим типом є QR-код події. За допомогою QRCodeChimpАвтора QR-код події генератор, сканування відкриває брендовану сторінку події, яка містить ваші дані в одному місці: назва та організатор, дата та час, місце проведення з посиланням на карту, короткий опис, контактна інформація та кнопка заклику до дії для купівлі квитків, RSVP або реєстрації. Ви також можете вказати код для інших місць призначення, таких як реєстраційна форма, порядок денний у форматі PDF або опитування відгуків, залежно від мети.

Оскільки сторінка знаходиться за динамічним кодом, ви можете редагувати її після друку коду та відстежувати кожне сканування. Обидва варіанти важливі для подій, де деталі змінюються, а повторний друк є дорогим.

Чому команди з організації заходів використовують QR-коди

Заходи все ще проводяться з офлайн-видимістю: плакати, флаєри, банери, стенди та вивіски на місцях проведення. Ці матеріали важко виміряти та неможливо оновити після друку. QR-коди вирішують обидві проблеми. Плакат може збільшити кількість реєстрацій, бейдж може підтримувати нетворкінг, настільний намет може збирати відгуки, а кожне сканування враховується, тому ви можете бачити, які місця розміщення привертають увагу, та перенаправляти код без повторного друку. Учасники отримують відповіді без черги, а ваші співробітники перестають відповідати на одні й ті ж запитання щодо розкладу. напрямки та Wi-Fi.

На що слід посилати QR-кодами на заходах?

Правильний пункт призначення залежить від місця сканування коду та потрібної дії. Проста карта за цілями:

• Promotion: сторінка реєстрації, бронювання квитків, цільова сторінка заходу, пропозиція або карта місця проведення
• Інформація про учасника: розклад, список доповідачів, порядок денний сесії, PDF-брошура, паркування, Wi-Fi або поширені запитання
• Вступ: квитки на подію, підтвердження RSVP, дані реєстрації або перевірка учасників
• Жива взаємодія: опитування, форми зворотного зв'язку, подання запитань, конкурси, пропозиції спонсорів або завантаження
• Слідувати: форми зворотного зв'язку, фотогалереї, записи, сертифікати, сторінка наступної події або форма для потенційних клієнтів

Найважливіше правило: не надсилайте кожен код на загальну головну сторінку. Код постера має відкривати реєстрацію, код виходу – зворотний зв'язок, код кіоску – форму для потенційних клієнтів, а код квитка – вхід. Зіставте пункт призначення з моментом його сканування.

У розділах нижче описано кожне розміщення до, під час та після заходу.

Де використовувати QR-коди перед подією

Перед подією мета полягає в тому, щоб перетворити інтерес на дію: реєстрацію, бронювання, збережену дату або відповідь на запитання.

Плакати та флаєри для подій

Плакат заходу з QR-кодом може спрямувати людей безпосередньо на реєстрацію, бронювання квитків або сторінку заходу. Розмістіть код у нижній третині дизайну, подалі від країв та ліній згину, додайте коротку інструкцію, наприклад, «Відскануйте для реєстрації», і залиште навколо нього білий простір для чіткого сканування.

Банери для подій та зовнішня реклама

Банери видно здалеку, тому QR-код банера має бути достатньо великим, щоб його можна було сканувати з місця, де люди фактично стоять. Використовуйте їх для простих дій, таких як реєстрація, вказівки чи бронювання квитків, а не для сторінок, які потрібно багато читати на місці.

Запрошення та електронні листи

Друковані запрошення, цифрові запрошення та електронні листи можуть містити код для переходу на сторінку події, форму RSVP, сторінку квитків або посилання для додавання до календаря, щоб запрошені могли зберегти дату одним скануванням. Це замінює низку окремих посилань одним місцем призначення, яке ви можете постійно оновлювати.

Соціальні мережі та друкована реклама

Газетна реклама, розвороти журналів, білборди та соціальні креативи можуть містити коди подій, і офлайн-розміщення нарешті стають вимірюваними, коли вони це роблять. Якщо ви проводите кілька кампаній одночасно, використовуйте окремий код для кожного каналу, щоб бачити, які постери, флаєри, друкована реклама чи партнерські акції отримують найбільше сканувань. Для сезонних рекламних пропозицій, наші керівництво Маркетинг за допомогою QR-коду для осінніх подій показує, як прив'язати кампанію до певного моменту.

Де використовувати QR-коди під час заходу

У день заходу коди мають допомогти учасникам швидко знаходити інформацію та виконувати дії, не стоячи в черзі до співробітника.

Стійка реєстрації та рецепція

Під час реєстрації код може відкрити квиток, підтвердити реєстрацію або переглянути розклад. Для платних заходів або заходів лише за запрошеннями надайте кожному учаснику унікальний код. QR-код квитка на подію замість спільного коду події, тож ви отримуєте перевірку, запобігання дублікатам сканування та відстеження відвідуваності.

Квитки на події

Унікальний код на кожному квитку робить вхід швидшим та надійнішим: скануйте для підтвердження, блокуйте дублікати записів та ведіть облік кількості відвідувачів у реальному часі. QRCodeChimpвалідатор квитків працює у браузері, тому персонал на вході може перевіряти перепустки з будь-якого телефону без встановлення застосунку, що важливо, коли ви передаєте сканування волонтерам за годину до відкриття дверей. Використовуйте загальний QR-код заходу, щоб поділитися деталями; використовуйте QR-код квитка, коли вам потрібна перевірка на рівні учасника.

Бейджі та мережа

Коди на бейджах учасників, спікерів та експонентів дозволяють обмінюватися контактами без друкованих візитних карток. Спікери можуть посилатися на свої профілі, команди – на сторінку компанії, а експоненти – на форму для потенційних клієнтів або сторінку продукту. Сканування – це лише половина справи; подальше спілкування перетворює це на справжню розмову.

Екрани для сцен та кімнати для сесій

Код на екрані сцени може відкрити порядок денний, зібрати запитання аудиторії, провести опитування, поділитися слайдами або зібрати відгуки. Для подій, що тривають кілька сесій, додайте посилання на розклад залів, біографії доповідачів або схему розсадження за допомогою QR-коду.

Стенди спонсорів та стенди експонентів

Спонсори та експоненти можуть збирати потенційних клієнтів, ділитися брошурами, пропонувати знижки або бронювати демонстрації за допомогою коду, що є кращим варіантом для роздачі флаєрів, які губляться після заходу. Це дає відвідувачам чітку дію, а експонентам — вимірне уявлення про зацікавленість.

Довідкові служби та інформаційні зони

Кілька кодів, встановлених поблизу місця проведення заходу, зменшують кількість повторних запитань. Розмістіть їх на стійках підтримки, у відділеннях харчування та інформаційних стендах, щоб поділитися розкладом, картою місця проведення, інформацією про Wi-Fi, меню страв, паркуванням, контактними даними для екстрених випадків, формою знахідок та формою зворотного зв'язку. Відвідувачі обслуговуються самостійно, а ваш персонал отримує простір для перепочинку.

Де використовувати QR-коди після заходу

Подія не закінчується на виході. Подальші дії – це процес збору відгуків, пошуку потенційних клієнтів, обміну контентом та планування наступної події.

Збір відгуків

Розмістіть код зворотного зв’язку там, де люди зазвичай зупиняються: біля виходів, листівок з подякою, обідніх зон або електронного листа з подальшим повідомленням. Пов’яжіть його з короткою формою та попросіть учасників оцінити сесії, спікерів, місце проведення або загальне враження, поки він ще актуальний.

Фотографії, записи та ресурси

Використовуйте коди для обміну фотогалерей, презентаціями доповідачів, записами сесій, сертифікатами та завантаженнями. Код, який дозволяє гостям спільна робота над фотографіями подій також надає вам контент, створений користувачами, для використання наступного разу.

Наступна акція

Для повторюваних подій додайте код до електронних листів з подякою, сертифікатів або постів у соціальних мережах після події, який посилається на сторінку вашої наступної події, реєстрацію за програмою ранньої реєстрації або групу спільноти. Той самий динамічний код, який ви використовували цього року, може вказувати на реєстрацію наступного року після оновлення місця призначення.

Найкращі практики використання QR-кодів для подій

Код працює лише тоді, коли його легко просканувати та він вказує на щось корисне. Кілька звичок мають вирішальне значення.

Поясніть людям, чому варто скануватиПоєднуйте кожен код із короткою, конкретною інструкцією, такою як «Відскануйте для реєстрації», «Відскануйте для отримання вказівок» або «Відскануйте, щоб надати відгук». Інструкція повинна відповідати дії, що за нею стоїть.
Зробіть цільову сторінку мобільною: Майже всі сканують на телефоні, тому сторінка має швидко завантажуватися та добре читатися на маленькому екрані. Якщо ви додаєте посилання на PDF-формат порядку денного, переконайтеся, що він читабельний на мобільному пристрої.
Використовуйте динамічні коди, коли деталі можуть змінюватися: Змішуються спікери, час виступів та приміщення. Динамічний код дозволяє оновлювати місце призначення після друку та відстежувати сканування, що важливо для плакатів, банерів, значків та квитків.
Перевірте перед друком: Відскануйте остаточну версію на різних телефонах, за різних відстаней та освітлення. Для банерів та щитів протестуйте їх у реальному розмірі для друку, а не лише на екрані.
Використовуйте окремий код для кожного місця розташування: Один код всюди приховує те, що працює. Різні коди для плакатів, флаєрів, стендів та стійок входу дозволяють порівнювати ефективність та покращувати її.
Зберігайте дизайн чистим: Забезпечте сильну контрастність та білий простір навколо коду, а також уникайте зайвого фону, де його важко помітити або просканувати.

QR-коди для маркетингу подій

Маркетинг подій поширюється через плакати, соціальні мережі, друковану рекламу, партнерські мережі, електронну пошту та розміщення спонсорів. QR-коди пов’язують ці канали з діями, які можна порахувати.

Код на плакаті коледжу показує, скільки людей відсканували оголошення для реєстрації. Код на стенді спонсора показує, скільки відвідувачів взаємодіяли з пропозицією. Код флаєра показує, чи справді офлайн-розповсюдження викликало інтерес. Оскільки динамічні коди можна редагувати та вимірювати, ви також можете відстежувати сканування та відвідуваність у режимі реального часу та перенаправляти кампанію без передруку. Коли реєстрація закривається, надішліть той самий код до списку очікування, прямої трансляції або на наступну сторінку події. Це перетворює офлайн-просування на щось, що ви можете вимірювати та коригувати, замість того, щоб сподіватися, що воно спрацювало.

QR-код події проти QR-коду квитка на подію

Ці два поняття змішуються, і неправильний вибір створює тертя. Просте правило: QR-код події надає однаковий вміст усім, тоді як QR-код квитка на подію є унікальним для кожного учасника.

	QR-код події	QR-код квитка на подію
Для кого це	Усі бачать один і той самий контент	Унікальний для кожного учасника
Основна робота	Просувати, інформувати та залучати	Підтвердити запис та допустити
Типове використання	Плакати, розклади, карти, відгуки, соціальні мережі	Квитки, RSVP, реєстрація, контроль доступу
Що він відстежує	Сканування, місцезнаходження, пристрій	Відвідуваність, спроби дублювання сканування

Рекламувати семінар на плакатах? Використовуйте a QR-код події пов'язаний з реєстрацією.

Видача перепусток зареєстрованим учасникам? Використовуйте a QR-код квитка на подію для підтвердження входу біля дверей.

Більшість заходів використовують обидва: один для заповнення кімнати, інший для керування тим, хто в неї проходить.

Як QRCodeChimp допомагає командам з організації заходів

QRCodeChimp дозволяє командам з організації подій створювати, брендувати, керувати та відстежувати коди протягом усієї події. Ви можете генерувати коди для сторінок подій, посилань на реєстрацію, карт, PDF-файлів та форм зворотного зв'язку, все у вигляді динамічних кодів, які можна редагувати після друку та вимірювати за допомогою сканування.

Коли вам потрібна перевірка входу, рішення для квитків на події з QR-кодами створює унікальні квитки, підтримує реєстрацію, керує RSVP та відстежує відвідуваність. Для великих або повторюваних програм масове створення, папки, субакаунти, аналітика та white labeling забезпечують узгодженість брендингу та відстеження в різних кампаніях, місцях проведення та командах. Стадіони та конференц-центри використовують той самий сценарій у великих масштабах.

Пов’язані посібники для організаторів заходів

Ці посібники детальніше розглядають теми, яких торкалася ця стаття:

• Квитки та вхід: квитки на подію з QR-кодом, посібник, створювати QR-коди квитків на події, і найновіший особливості квитків на подію
• У день: спрощення реєстрації, перевіряти квитки за допомогою програми-сканера та QR-коди схеми розсадження
• Залучення та подальші дії: поради щодо подальшої роботи з мережею, спільна робота над фотографіями подій та відстеження відвідуваності
• У масштабі: як стадіони та конференц-центри використовують QR-коди
• Дивіться це на практиці: як клієнти використовують QR-коди подій

Висновок

QR-коди для подій перетворюють фізичні точки дотику на цифрові дії. Плакати стимулюють реєстрації, квитки допомагають під час реєстрації, бейджи покращують нетворкінг, банери повідомляють про маршрут, стенди збирають потенційних клієнтів, а покажчики на виході збирають відгуки.

Головне — використовувати кожен код з чіткою метою: визначити дію, яку ви хочете отримати від розміщення, додати посилання на правильне місце призначення, протестувати його та відстежувати результати. Таким чином, QR-коди не лише додають зручності, але й покращують враження учасників, скорочують ручну роботу та роблять залученість до заходу вимірюваною.

Часті питання